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Selbstabrechnung mit den Krankenkassen

Vorbereitung

Kündigung des Vertrags mit dem Abrechnungszentrum

Wenn Du Dich in einem laufenden Vertrag mit einem Abrechnungszentrum befindest, ist dort üblicherweise festgelegt, dass Du ausschließlich über dieses Abrechnungszentrum mit den gesetzlichen Krankenkassen abrechnen darfst. Dieser muss zunächst gekündigt werden. In keinem Fall darfst Du innerhalb der Vertragslaufzeit selbst mit den Krankenkassen abrechnen. Dieses kann zu erheblichen Vertragsstrafen führen. Prüfe Deine Kündigungsfrist und kündige den Vertrag schriftlich.

Du erhätlst anschließend Deine Kündigungsbestätigung und dort ist hinterlegt, zu welchem Datum der Vertrag ausläuft.

ArGe-IK Institutionskennzeichen

Die ArGe-IK (Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen in Sankt Augustin) hat Dir Dein Praxis-Institutionskennzeichen mitgeteilt, als Du Deine Praxis eröffnet hast. Ggf. sind bei der ArGe-IK die Kontoinformationen Deines Abrechnungszentrums hinterlegt. Daher prüfe nach Ablauf der Kündigungsfrist, ob Deine Praxis-Kontodaten bei der ArGe-IK hinterlegt sind. Falls nicht, kommt es zu Verzögerungen Deiner Zahlungseingänge von den gesetzlichen Krankenkassen.

So erreichst Du die ArGe-IK:

Tel.: +49 30 13001-1340

Mo-Fr: 09:30-11:30 Uhr

Mo-Do: 13:00-15:00 Uhr

E-Mail: info@arge-ik.de

Installation dakota.le

Dakota.le ist das Zusatzprogramm, welches in STARKE Praxis eingebunden wird, damit Du selbst elektronisch mit den Krankenkassen abrechnen kannst.

Hinweis: Dakota.le ist nicht netzwerkfähig! Das bedeutet, wenn Du keine Cloudlösung von uns nutzt, sondern STARKE Praxis und Termine auf Deinem Computer/Deinen Computern installiert hast, musst Du Dich bei der Installation von dakota.le entscheiden, auf welchem Gerät Du in Zukunft die Abrechnung durchführen möchtest. Wähle hierzu ein Gerät, an dem Du die Abrechnung in Ruhe durchführen kannst.

Die Installationsdatei für dakota.le kannst Du hier herunterladen.

Starte die Installation von dakota.le, nachdem der Download beendet wurde. Du wirst durch einen Installationsassistenten geführt. Zunächst wird die Installation vorbereitet. Anschließend wirst Du aufgefordert, auf Weiter zu klicken.

dakota Setup

Nachdem Du die Installation mit Weiter bestätigt hast, erscheint die Lizenzvereinbarung, der Du über das Setzen des Hakens zustimmst. Anschließend klickst Du erneut auf Weiter.

dakota Lizenzvereinbarung

Folgend muss ein Zielordner eingestellt werden, in dem dakota.le auf Deinem Computer installiert wird. Nutze dafür den bereits voreingestellten Pfad und Ordner und ändere nichts an der Konfiguration. Klicke in diesem Fenster einfach auf Weiter.

dakota Zielordner

Im nächsten Fenster muss der Programmordner-Name festgelegt werden. Standardmäßig ist dort bereits dakota.le eingetragen. Ändere auch hier nichts und bestätige das Fenster mit Weiter.

dakota Programmordner

Das nächste Fenster bestätigst Du ebenfalls wieder mit Weiter, um die Konfiguration und Installation von dakota.le zu starten.

dakota Setup Start

Anschließend läuft die Installation von dakota.le durch. Klicke auf Fertigstellen und der Installationsassistent wird beendet.

dakota Installation Fertigstellung

Wenn Du nun STARKE Praxis startest, erhätlst Du eine Meldung, dass eine Installation von dakota.le gefunden wurde und ob Du dies in STARKE Praxis eintragen möchtest. Bestätige diese Meldung mit Ja. Sollte diese Meldung nicht erscheinen, kannst Du dakota.le auch direkt in STARKE Praxis freischalten. Gehe dazu im Menü auf Datei - Einstellungen - Register DFÜ und wähle bei Verschlüsselung Software den Punkt dakota.le aus und bestätige die Angaben mit OK.

Register DFÜ

Anschließend musst Du die Lizenz, die Du von uns erhalten hast, über den neuen Reiter Dakota in der Menüleiste eingeben. Wähle dazu im Menü Dakota - Lizenz freischalten und gib dort die Lizenz ein.

Hinweis: Wenn Du mehrere Mandanten in STARKE Praxis nutzt, speichere die Lizenz bei der IK, mit der Du das Zertifikat beantragst. Setze außerdem den Haken bei als Standard-Zertifikat setzen.

dakota.le Lizenz

Speichere Deine Angaben mit OK; um die Lizenz zu speichern.

Beantragung Zertifikat

Vorbereitung

Damit Du mit den gesetzlichen Krankenkassen ohne den Umweg über ein Abrechnungszentrum selbst abrechnen kannst, benötigst Du zusätzlich zur Freischaltung des Programms dakota.le ein sogenanntes Zertifikat.

Dieses Zertifikat verschlüsselt und versendet Deine Abrechnungsdaten gemäß den rechtlichen Vorschriften. buchner ist nicht der Herausgeber des Zertifikats. Dieses wird über das Programm dakota.le bei der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung) mittels eines im Programm enthaltenen Assistenten beantragt.

Folgende Informationen benötigst Du für die Beantragung des Zertifikats:

  • Eine E-Mail-Adresse, auf der Du die elektronischen Sendebestätigungen der Datenannahmestellen empfangen möchtest
  • Das Passwort zu Deiner gewählten E-Mail-Adresse
  • Den Postausgangsserver der gewählten E-Mail-Adresse (der sogenannte SMTP-Server), sofern Du eine eigene E-Mail-Domain nutzt
  • Deinen Personalausweis bzw. eine Kopie davon
  • Den Zuteilungsbescheid Deines IK’s (das Schreiben der ArGe-IK aus Sankt Augustin) bzw. eine Kopie davon

Hinweis: Sofern Du eine GMX-, Web-, Freenet- oder Yahoo-E-Mail-Adresse verwendest, benötigst Du die Informationen zum SMTP-Server nicht. Diese Informationen hält dakota.le bereits vor.

Möchtest Du eine eigene E-Mail-Adresse nutzen (z. B. info@therapiepraxis.de), setze Dich vor unserem Termin mit Deinem Homepage Anbieter in Verbindung und lasse Dir die o. g. Informationen geben.

Hinweis: Die in dakota.le hinterlegte E-Mail-Adresse dient nicht der direkten Kommunikation mit den Kassen bzw. den Datenannahmestellen. In das angegebene Postfach laufen lediglich die Annahmebestätigungen der Daten bzw. erhältst Du dort Hinweise, sollte etwas mit einer Datenlieferung nicht korrekt gelaufen sein.

Während der Beantragung des dakota.le Zertifikats möchte das Programm von Dir ein Passwort hinterlegt bekommen. Dieses Passwort muss folgende Kriterien aufweisen:

  • Es muss aus mindestens 8 und maximal aus 10 Zeichen bestehen.
  • Es ist nicht notwendig, dass es Groß- und Kleinschreibung oder Sonderzeichen bzw. Ziffern enthält.
  • Du solltest Dir das Passwort gut merken können, da Du es bei jedem Abrechnungslauf eingeben musst.

Beantragung

Um ein neues Zertifikat zu beantragen, gehe im Menü auf Dakota - Dakota einrichten…. Es öffnet sich das Registrierungsfenster, in dem Du Deine Praxisdaten hinterlegen musst.

Zertifikat beantragen

Prüfe die Angaben auf Richtigkeit und klicke anschließend auf OK.

Im nächsten Fenster wirst Du darauf aufmerksam gemacht, dass die Beantragung eines Zertifikats kostenpflichtig ist.

Beantragung Hinweis

Bestätige das Fenster mit Weiter, um die Beantragung fortzusetzen.

Im folgenden Fenster wählst Du die Versandart dakota E-Mail (empfohlen) aus und klickst auf Weiter.

Versandart

Wähle anschließend bei Provider Deinen E-Mail Anbieter aus. Der Postausgangsserver sowie die Erweiterten Einstellungen werden ausgefüllt. Fülle die restlichen Felder wie auf dem Bild anhand des Beispiels von GMX aus. Klicke auf Weiter.

Einstellungen E-Mail

Es wird ein Test durchgeführt, ob die E-Mail-Adresse bzw. der Postausgangsserver erreichbar ist. Hier erhältst Du eine Rückmeldung, dass der Postausgangsserver erreichbar ist und Du die Beantragung fortsetzen kannst. Bestätige die Meldung mit OK.

Bestätigung Provider

Im nächsten Fenster gibst Du Deine Firmen- bzw. Praxisdaten ein.

Firmendaten

Fülle mindestens alle Pflichtfelder, die mit einem roten Sternchen markiert sind, aus und klicke anschließend auf Weiter.

Gib im nächsten Fenster den Ansprechpartner der Praxis für das Zertifikat ein. Dieser Ansprechpartner muss später auch eine Kopie des Personalausweises zur Beantragung beilegen.

Ansprechpartner

Anschließend vergibst Du das Kennwort und eine zugehörige Sicherheitsfrage, falls Du das Passwort einmal vergessen solltest.

Kennwort und Sicherheitsfrage

Hinweis: Diese Angaben werden mit einem Klick auf Weiter für Deine persönlichen Unterlagen ausgedruckt.

Im folgenden Schritt musst Du die Angaben, die Du gemacht hast, noch einmal kontrollieren.

Angaben kontrollieren

Klicke auf Weiter und Du erhältst die Meldung, dass das Programm einen privaten Schlüssel erzeugt und den Zertifizierungsantrag elektronisch verschickt. Klicke auf Fertigstellen, um dies zu bestätigen.

privater Schlüssel

Du erhältst die Rückmeldung, dass der Schlüssel erzeugt wurde und der Antrag erfolgreich übertragen wurde. Bestätige die Meldung mit OK.

Meldung Übertragung

Im nächsten Schritt wird der Antrag gedruckt. Stelle sicher, dass Dein Drucker eingeschaltet ist und befolge die Anweisungen des Programms zur Druckerauswahl.

Antrag drucken

Im nächsten Fenster erhältst Du eine Zusammenfassung der nächsten Schritte, die Du u. A. auf dem ausgedruckten Antrag vornehmen musst und welche Unterlagen Du dem Antrag beilegen musst. Du hast in diesem Fenster außerdem die Möglichkeit, den Antrag erneut für Deine eigenen Unterlagen zu drucken.

Zusammenfassung

Nachdem Du auf Weiter geklickt hast, wird das Programm eine Sicherung des Antrags erstellen und auf Deinem Computer ablegen. Du kannst den voreingestellten Ordner ändern, kannst aber auch einfach auf Speichern klicken und die Sicherung wird erstellt.

Sicherung erstellen

Im nächsten Fenster musst Du den Auftrag bestätigen.

Warnung: Dieser Schritt ist kostenpflichtig!

Klicke auf Bestätigen und der Auftrag mit der Bestätigung wird übermittelt.

Auftragsbestätigung

Am Ende erhältst Du die Meldung, dass der Auftrag bestätigt wurde und es wird noch einmal eine Sicherung durchgeführt. Schließe den Assistenten mit einem Klick auf Beenden.

Abschluss

Einlesen des Zertifikats

Nach einigen Tagen erhältst Du das Zertifikat per E-Mail in Dein Postfach. Öffne STARKE Praxis und gehe auf das Menü Dakota - Dakota einrichten…. Dakota wird geöffnet. Du wirst anschließend automatisch darauf hingewiesen, dass Du ein Zertifikat beantragt hast und ob Du die Antwort jetzt einlesen möchtest. Bestätige diese Meldung mit Ja.

Du wirst in ein Fenster weitergeleitet, wo Du die Möglichkeit hast, das Zertifikat online abzurufen. Wähle diese Option aus und du bekommst die Rückmeldung, dass das Zertifikat erfolgreich eingelesen wurde. Anschließend kannst Du dakota.le beenden und bist bereit für die Abrechnung.

Vorbereitung der Verordnungen in STARKE Praxis

Fiktive Abrechnung

Es kann sein, dass Du in STARKE Praxis bereits Verordnungen eingetragen hast, welche Du schon über ein Abrechnungszentrum abgerechnet und bezahlt bekommen hast. Diese Verordnungen stehen meist noch im Zustand Vollständig in der Rezept-Übersicht. Der Zustand Vollständig in STARKE Praxis ist gleichzusetzen mit abrechnungsbereit. Damit diese vollständigen Verordnungen nicht irrtümlich in die Selbstabrechnung fallen, muss vor der ersten Selbstabrechnung eine sogenannte fiktive Abrechnung durchgeführt werden.

In dieser fiktiven Abrechnung werden die Verordnungen systemseitig abgeschlossen, erhalten aber keine Rechnungsnummer. Dieser Vorgang wird über die Datenbank durchgeführt. Vereinbare daher bitte rechtzeitig einen Termin mit uns, damit wir die fiktive Abrechnung für Dich durchführen können.

Hinweis: Der technische Support von buchner führt die fiktive Abrechnung durch. Melde Dich daher bitte rechtzeitig bei uns, damit wir einen Termin vereinbaren können.

Folgende Dinge müssen von Dir vor der fiktiven Abrechnung erledigt werden:

  • Setze alle Verordnungen, welche schon an das Abrechnungszentrum versendet wurden, in STARKE Praxis auf Vollständig. Wähle dazu das Menü Rezepte - Rezepte und öffne nacheinander alle Verordnungen, die noch den Zustand Offen haben.
  • Trage mindestens einen Termin auf jeder Verordnung ein, sofern noch keine Termine hinterlegt sind. Dieser Termin muss nicht zwingend den tatsächlichen Terminen entsprechen, da die realen Daten bereits abgerechnet sind.
  • Setze anschließend links in der Verordnung den Haken bei Vollständig.
  • Du wirst gefragt, ob das Rezept zur Abrechnung ausgewählt werden soll. Diese Meldung bestätigst Du mit Ja.
  • Schließe die Verordnung anschließend mit OK.
  • Wenn auf einigen Verordnungen bereits alle Termine hinterlegt sind, erhältst Du die Abfrage direkt beim Öffnen der Verordnung.
  • Sind Patientinnen und Patienten nicht von der Zuzahlung befreit, erhältst Du beim Vollständigsetzen der Verordnung eine leicht abgewandelte Abfrage. Du wirst darauf aufmerksam gemacht, dass die Patientin oder der Patient die Zuzahlung noch nicht gezahlt hat. In diesem Dialog musst Du keine Auswahl treffen, Du kannst die Meldung einfach so mit Ja bestätigen.

Hinweis: Achte darauf, dass zu unserem Termin ausschließlich Verordnungen auf Vollständig stehen, die Du nicht mehr abrechnen willst. Alle anderen Verordnungen müssen sich im Zustand Offen befinden, damit sie nicht in der fiktive Abrechnung berücksichtigt werden.

Vorbereitung Selbstabrechnung

Nachdem wir ggf. eine fiktive Abrechnung in unserem Termin durchgeführt haben, müssen bis zu dem Termin der ersten Selbstabrechnung alle Verordnungen, welche Du dann mit den Kassen abrechnen möchtest, von Dir geprüft und in den Zustand Vollständig gesetzt werden. Führe dazu vorbereitend folgende Schritte aus:

  • Gib alle Verordnungen, die Du abrechnen möchtest, vollständig in STARKE Praxis ein.
  • Vergleiche jede Papierverordnung mit den eingegebenen Daten in STARKE Praxis.
  • Setze alle abzurechnenden Verordnungen in STARKE Praxis auf Vollständig.
  • Zähle die vorliegenden Verordnungen. Die Anzahl muss mit den Verordnungen in STARKE Praxis übereinstimmen.
  • Sortiere die vorliegenden Verordnungen ggf. nach Kassen.

Durchführung der Abrechnung in STARKE Praxis

Nachdem Du alle Verordnungen, die abgerechnet werden sollen, vollständig in STARKE Praxis eingegeben hast, kannst Du mit der Durchführung der Abrechnung starten.

Rechnungen erstellen

Gehe in STARKE Praxis auf das Menü Abrechnung - Abrechnung. Hier siehst Du in dem Reiter Kasse nach Kassen geordnet alle Kassenrezepte.

Abrechnung

Vergleiche die Anzahl der vorliegenden Verordnungen mit der Zahl, die im unteren Bereich des Fensters Abrechnung neben dem Eintrag Gesamtanzahl Kassenrezepte angezeigt wird.

Hinweis: Diese Anzahl sollte immer mit den von Dir gezählten Verordnungen übereinstimmen!

Du kannst die einzelnen Verordnungen über das kleine + vor der jeweiligen Kasse ausklappen und die einzelnen Verordnungen sehen, die der jeweiligen Kasse zugeordnet sind. Hier hast Du über die Schaltfläche Bearbeiten ebenfalls noch einmal die Möglichkeit, etwas an der Verordnung zu verändern, wenn Dir etwas Unvollständiges auffällt.

Wenn die Anzahl übereinstimmt, klicke auf die Schaltfläche Alle Kassen abrechnen. Anschließend leert sich das Fenster. Verlasse das Fenster über Schließen. Es wird automatisch das Fenster Rechnungen geöffnet.

Fenster Rechnungen

Dir werden die soeben erzeugten Rechnungen angezeigt. Über die Schaltfläche Drucken kannst Du die jeweilige Rechnung ausdrucken. Drucke die Rechnung für jede Kasse aus. Anschließend kannst Du das Fenster Rechnungen schließen.

Sendungen erstellen

Im nächsten Schritt klickst Du auf das Menü Abrechnung - Sendungen erstellen.

Sendungen erstellen

Du kannst die Sendungen über das kleine + vor der Sendung ausklappen und die einzelnen Rechnungen sehen.

Sendungen erstellen ausgeklappt

Um die Sendungen zu erstellen, klicke auf die Schaltfläche Alle erstellen. Das Fenster Sendungen erstellen leert sich. Anschließend kannst Du das Fenster über Schließen verlassen. Es öffnet sich automatisch das Fenster Sendungen.

Sendungen abschicken

Das Fenster Sendungen wird automatisch geöffnet. Du kannst es aber auch über das Menü Abrechnung - Sendungen aufrufen.

Abrechnung Sendungen

Die erstellten Sendungen befinden sich in dem Register Erstellt. Setze den Haken bei Seitenansicht, um die Vorschau für die Transportbegleitzettel und die Rezeptaufdrucke anzuzeigen. Klicke auf die Schaltfläche Alle versenden, um die Sendungen zu versenden.

Anschließend werden die Sendungen für dakota.le zur sicheren elektronischen Übertragung der Daten bereitgestellt.

Daten verarbeiten

Klicke hier auf Ja, um dakota.le zu öffnen und die Daten zu übermitteln.

Elektronische Übermittlung mit dakota.le

Die elektronische Übertragung wird mit dakota.le durchgeführt.

dakota

Klicke auf die Schaltfläche Daten verarbeiten. Du wirst aufgefordert, Dein Passwort einzugeben, das Du bei Beantragung Deines Zertifikats für dakota.le festgelegt hast.

dakota Passwort

Gib das Passwort ein und klicke auf OK. Anschließend werden Dir die zu übermittelnden Daten angezeigt. Klicke auf die Schaltfläche Übertragen, um die Daten elektronisch zu versenden.

Sobald alle Sendungen elektronisch übermittelt wurden, erhältst Du eine Rückmeldung von dakota.le. Anschließend kannst Du das Fenster von dakota.le schließen und mit Deiner Arbeit in STARKE Praxis fortfahren.



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Zuletzt bearbeitet am: 17.1.2023